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Daten- und Informationsmanagement

Digitale Betriebsprüfung (nach den GoBD) / Datenzugriff der Finanzverwaltung

Im Zeitalter der elektronischen Buchführung und IT- gestützten Rechnungswesenprozesse steigen auch die Anforderungen an das unternehmensinterne Daten-Management und deren Archivierung. Die Klassifizierung, Strukturierung und langfristige, revisionssichere Speicherung aufbewahrungspflichtiger Unternehmensdaten hat dabei eine exponierte Stellung.

Was hat sich verändert?

Durch die Digitale Betriebsprüfung anhand der Anforderungen des AO §§146, 147 und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern , Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) haben deutsche Finanzprüfer seit dem 1. Januar 2015 umfangreiche Zugriffs- und Prüfungsmöglichkeiten mittels Einsatz der Software IDEA erhalten. Die GoBD führen dabei die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammen und konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Zugriff auf steuerrelevante Daten des Steuerpflichtigen.

Bei Nichtbeachten dieser Anforderungen drohen dem Steuerpflichtigen Sanktionen, insbesondere finanzielle Konsequenzen in Form von Bußgeldern, Steuerschätzungen bzw. -nachzahlungen. Sofern z.B. die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung beeinträchtigt ist, kann dieses zum Verwerfen der Buchführung führen (siehe GoBD Rzn. 155).​ Bußgelder zwischen 2.500 EUR und 250.000 TEUR finden z.B. im Falle von Verzögerungen bei der Bereitstellung der steuerrelevanten Daten regelmäßig Anwendung.

Welche Anforderungen stellen die GoBD?

Die GoBD stellen dabei Anforderungen sowohl an die Verfahren, deren Dokumentation als die Anpassung der IT-Systeme in folgenden Bereichen:

  • Verfahrensdokumentation, insbesondere Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS) und von Verarbeitungskontrollen​
  • Nachweis der Integrität von rechnungslegungsrelevanten Daten in Haupt- und Vorsystemen​
  • Geordnete und zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen​
  • Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten und Daten in unveränderbarer Form​ mit Erhalt des Bezugs zum Geschäftsvorfall
  • Bereitstellung der steuerrelevanten Daten und Dokumente sowie von Metadaten in auswertbarer Form
  • Unveränderbarkeit („Festschreibung“) von Buchungen und Protokollierung von Datenänderungen auch in Vorsystemen.​

Was können wir für Sie tun?

Als Dienstleister mit langjähriger Erfahrung im Beratungsumfeld unterstützen wir Sie gerne bei der Analyse und Umsetzung. Hierzu bieten wir umfangreiche Expertise zur Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen und laufenden Betreuung in folgenden Bereichen an:
  • Durchführen einer GAP-Analyse zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD
  • Unterstütung bei der Umsetzung z.B. bei der
    • Identifikation von betroffenen Systeme, Verfahren und Schnittstellen durch den retrograden Ansatz ausgehend von der Bilanz/GuV
    • Definition des Umfangs aufbewahrungspflichtiger Daten / Dokumente
    • Untersuchung der Durchgängigkeit der Verarbeitungsprozesse für Belege und Daten​
    • Definition der Umgangs mit Office-Dokumenten sowie individuellen Datenbanken ​sowie Behandlung von E-Mails, EDI-Daten ​
    • Beratung zur Behandlung von Systemabschaltungen​
    • Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS)​ durch Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
    • Untersuchung der konformen Konfiguration der relevanten Systeme z.B. zum Export und der Auswertbarkeit der Daten ​sowie der Berechtigungen für den Z1, Z2 und Z3 Zugriff
    • Überprüfung der angemessen Protokollierung von Datenänderungen in Haupt- und Vorsystemen​

Gern entwickeln wir ein auf Ihre Situation und Ziele ausgerichtetes Vorgehen. Sprechen Sie uns an!