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Daten- und Informationsmanagement

Ziel ist es eine geeignete, langfristig nutzbare DMS Lösung für die Archivierung von Dokumenten, Daten auszuwählen, einzuführen und ggf. schon archivierte Daten zu überführen.  Das Konzept muss geeignet sein, die Anforderungen für die Anbieter verständlich und in einem Proof-of-Concept (PoC) pmessbar zu formulieren. Dieses erfordert i.d.R. das Wissen um die im Unternehmen genutzten Daten und Dokumente sowie die internen Anforderungen an Zugriffshäufigkeiten, Unternehmensabläufe und Schnittstellen sowie die Definition von Dateneignern, Aufbewahrungs- und Löschfristen usw.

Bewährtes Projektvorgehen

Wir unterstützen Sie dazu in folgenden Bereichen in allen Phasen des DMS-Projekts von der Idee bis zur Einführung und Datenmigration:

  • Risikoorientierte Definition einer gesamtheitlichen Archivierungsstrategie
  • Aufnahme der relevanten Daten und Informationen im Unternehmen und Erstellung einer Landkarte
  • Erstellung eines DMS / ECM Fachkonzepts zur revisionssicheren Aufbewahrung gemäß den GoBD
  • Qualitätssicherung des Fach- und Umsetzungskonzepts
  • Qualitätssicherung ggü. dem Lösungsanbieter bei der Einführung zur Sicherstellung der Ergebnisqualität
  • Projektleitung zur Migration von Daten aus dem Altarchiv und Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit

Unser Ansatz folgt dabei einer bewährten Vorgehensweise, die wir bereits in zahlreichen derartigen Projekten erprobt und weiterentwickelt haben.Wir nutzen für derartige Projekte unsere bisherige Erfahrung aus zahlreichen Bietergepsprächen und Kontakten zur Lösungsanbietern. Sie können daher auf einem Umfang von ca. 350 Anforderungen aufsetzen, die wir bereits in vorangegangenen Auswahlverfahren mit Kunden entwickelt und Anbietern verifiziert haben. Weiterhin bringen wir branchenspezifische Modelle für die Kategorisierung von Daten und Dokumenten mit. Das spart Ihnen Zeit und Mühe in der Formulierung und Kategorisierung der Anforderungen.Ergebnis: Nur die benötigten Informationen werden rechtssicher archiviertMit unserer Unterstützung stellen Sie sicher, dass Sie die Lösung ausgewählt haben, die Ihren und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Weiterhin sorgen wir dafür, dass die Lösung Ihren Erwartungen gemäß vom Lösungsanbieter installiert und in Betrieb genommen wird.

Was haben Sie davon?

Folgender Nutzen ergibt sich durch unsere Einbindung:

  • Revisionssichere Aufbewahrung der richtigen Daten und Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen
  • Reduzierung von Prozess- und Speicherkosten durch Automatisierung von Abläufen durch Nutzung von Workflows
  • Überblick über die genutzten und benötigten Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen
  • Zeitersparnis bei der Spezifikation der Anforderungen und Lösungsauswahl durch Nutzung unserer Anforderungskataloge und Kategorisierungen
  • Geringer Aufwand bei der Aufnahme und Dokumentation der relevanten Verfahren durch Nutzung unseres innovativen Ansatzes
  • Unterstützung über den gesamten Projektablauf von der Idee bis zum Roll-Out aus einer Hand
  • Projektleitung zur Migration von Daten aus dem Altarchiv und Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit